“We hebben geen budget voor duurzame oplossingen.” “Dit kost te veel tijd.” “Waarom moet je altijd zo moeilijk doen over die circulaire criteria?”
Herken je deze uitspraken? Als aanbestedingsadviseur die duurzaam en circulair inkopen wil stimuleren, hoor ik ze regelmatig. Vaak komen ze uit de mond van projectleiders die al jaren op dezelfde manier werken en niet zitten te wachten op verandering. Ze zien duurzaamheid als een ongewenste complicatie en niet als een kans.
Maar waarom is er zoveel weerstand? En belangrijker nog: hoe doorbreek je dit patroon zonder dat het resulteert in eindeloze discussies en frustratie? Laten we eens verkennen welke soorten weerstand er bestaan en hoe je deze kunt ombuigen naar constructieve samenwerking.
Drie gezichten van weerstand bij circulair aanbesteden
Bij het implementeren van duurzame en circulaire criteria in aanbestedingsprocessen kom je verschillende vormen van weerstand tegen. In de psychologie worden deze onderverdeeld in drie types: inertia, scepticisme en reactance. Door te begrijpen met welk type je te maken hebt, kun je een passende strategie kiezen.
De schouderophalende projectleider: inertia
“We hebben het altijd zo gedaan en het werkt prima. Waarom veranderen?”
Dit is een klassiek voorbeeld van inertia: een passieve vorm van weerstand waarbij mensen liever bij het oude blijven. Het is niet dat ze principieel tegen duurzame aanbestedingen zijn – ze hebben gewoon geen zin om extra energie te steken in iets nieuws. De projectleider die net doet alsof hij je circulaire memo’s niet gezien heeft of die tijdens vergaderingen instemmend knikt maar vervolgens niets verandert, vertoont dit gedrag.
Als aanbestedingsadviseur herken je inertia aan uitspraken als:
- “Daar hebben we nu geen tijd voor.”
- “Dat komt in een volgende aanbesteding wel.”
- “De huidige aanbestedingssjablonen volstaan toch prima?”
De kritische inkoper: scepticisme
“Leuk die circulaire materialen, maar ze zijn duurder en minder betrouwbaar. Dat gaat onze budgethouders nooit lukken.”
Scepticisme is een meer inhoudelijke vorm van weerstand. De inkoper of projectleider twijfelt aan de haalbaarheid, betaalbaarheid of effectiviteit van circulaire criteria. Ze zoeken actief naar tegenargumenten en zetten vraagtekens bij de noodzaak van verandering. Vaak komt deze weerstand voort uit onzekerheid over de eigen bekwaamheid in het nieuwe systeem of de angst voor hogere kosten.
Sceptische uitspraken klinken vaak als:
- “Heb je wel concrete bewijzen dat dit werkt?”
- “Die circulaire eisen vertragen het hele proces.”
- “De markt is hier nog niet klaar voor.”
De opstandige afdelingshoofd: reactance
“Ik bepaal zelf wel hoe ik mijn projecten aanbesteed. Ik heb die circulaire checklists van jou niet nodig!”
Bij reactance voelt iemand zich beperkt in zijn autonomie. De weerstand is emotioneel geladen en richt zich vaak niet zozeer tegen de inhoud, maar tegen het feit dat de verandering wordt opgelegd. Het afdelingshoofd dat je circulaire voorstellen categorisch afwijst omdat hij vindt dat je je met zijn zaken bemoeit, vertoont dit patroon.
Reactance hoor je terug in uitspraken als:
- “Nu moet alles ineens circulair omdat het management dat wil?”
- “Wie ben jij om te bepalen hoe ik mijn projecten moet runnen?”
- “Al die nieuwe regeltjes maken het onmogelijk om nog snel te schakelen.”
Slimme strategieën voor elke vorm van weerstand
Elke vorm van weerstand vraagt om een andere aanpak. Hier volgen praktische strategieën die je als aanbestedingsadviseur kunt toepassen.
Hoe ga je om met inertia?
Bij passieve weerstand werkt het niet om te blijven hameren op het belang van duurzaamheid. In plaats daarvan:
- Maak het klein en behapbaar. Niet meteen alle aanbestedingen volledig circulair maken, maar begin met één simpel criterium zoals herbruikbare verpakkingen. Bied een stapsgewijze aanpak aan: “Laten we eerst eens kijken of we bij de catering-aanbesteding plastic kunnen verminderen.”
- Maak het concreet en zichtbaar. Ontwikkel praktische tools zoals een eenvoudige checklist met vijf circulaire quick wins voor elke aanbesteding. Plaats deze checklist bovenaan elk aanbestedingsdocument.
- Vraag om zelfovertuiging. Laat de projectleider zelf de voordelen benoemen: “Welk circulair aspect zou volgens jou het meest haalbaar zijn voor dit project?” Zo wordt de persoon mede-eigenaar van de verandering.
Een praktijkvoorbeeld: De projectleider Marco verzucht altijd dat circulair aanbesteden te ingewikkeld is. In plaats van een compleet nieuwe aanpak voor te stellen, vraag je hem: “Welk onderdeel van dit kantoormeubilair zou volgens jou het meest logisch zijn om circulaire eisen aan te stellen?” Zo maak je de stap kleiner en laat je hem meedenken.
Hoe ga je om met scepticisme?
Bij inhoudelijke twijfels werkt het contraproductief om in een welles-nietes discussie te belanden. Effectiever is:
- Geef garanties. Bied een vangnet door bijvoorbeeld toe te zeggen dat je persoonlijk zult helpen als de marktconsultatie extra tijd kost of dat er een uitzonderingsclausule komt als circulaire opties aantoonbaar duurder uitvallen.
- Kies de juiste boodschapper. Laat het verhaal vertellen door iemand met gezag of door een gelijke. Organiseer een presentatie door een andere projectleider die succesvol circulair heeft aanbesteed of nodig een externe expert uit.
- Plan in de toekomst. Mensen overschatten vaak hoeveel tijd iets nu kost en onderschatten toekomstige inspanning. Zeg niet “vanaf morgen gaan we dit anders doen”, maar “bij aanbestedingen die vanaf volgend kwartaal starten, gaan we deze aanpak proberen.”
Een praktijkvoorbeeld: Wanneer inkoper Saskia blijft hameren op de hogere kosten van circulaire oplossingen, organiseer je een lunch-lezing van een collega-gemeente die juist kosten heeft bespaard door circulair in te kopen. Je belooft bovendien dat je bij de eerste drie aanbestedingen extra ondersteuning biedt om het proces soepel te laten verlopen.
Hoe ga je om met reactance?
Bij emotionele weerstand tegen opgelegde verandering werkt dwang averechts. Probeer in plaats daarvan:
- Erken de weerstand. Toon begrip voor de frustratie: “Ik snap dat het vervelend voelt dat er weer iets verandert in het aanbestedingsproces. Dat zou ik ook zo ervaren.”
- Bied keuzes aan. Geef mensen het gevoel van controle terug door opties te bieden: “Je kunt kiezen uit drie manieren om circulariteit mee te nemen: via gunningscriteria, minimumeisen of een milieukostenindicator. Wat heeft jouw voorkeur?”
- Begin met een klein verzoek. Vraag eerst om iets kleins (“Zou je bij de volgende aanbesteding willen overwegen om één circulair criterium toe te voegen?”) voordat je met grotere verzoeken komt.
Een praktijkvoorbeeld: Wanneer afdelingshoofd Peter boos reageert op je circulaire voorstellen, zeg je: “Ik begrijp helemaal dat je niet zit te wachten op extra eisen die je werk complexer maken. Dat zou ik ook vervelend vinden. Wat zou voor jou een acceptabele manier zijn om toch iets met duurzaamheid te doen in dit project? Je hebt daarin alle vrijheid.”
Van weerstand naar werkplezier
Wanneer je deze strategieën slim toepast, zul je merken dat de weerstand tegen circulair aanbesteden geleidelijk afneemt. In plaats van eindeloze discussies ontstaat er ruimte voor cocreatie en nieuwe energie. Projectleiders die eerst de hakken in het zand zetten, worden soms de grootste ambassadeurs.
En laten we eerlijk zijn: de transitie naar circulair inkopen is geen keuze maar een noodzaak. Door slim om te gaan met weerstand zorg je ervoor dat deze transitie soepeler verloopt en dat iedereen er trots op kan zijn.
De sleutel is niet om weerstand te bestrijden, maar om deze te erkennen, te begrijpen en om te buigen. Want uiteindelijk willen we allemaal bijdragen aan een duurzame toekomst – ook die conservatieve projectleider die nu nog schouderophalend langs je bureau loopt.
